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Wien, Österreich, 26. Mai 2026
Das von der EU-Kommission vorgeschlagene VAT in the Digital Age (ViDA)-Paket, ist nach mehrjähriger Debatte mit 14.04.2025 in Kraft getreten und markiert eine der tiefgreifendsten Reformen des EU-Mehrwertsteuersystems. Ziel dieser weitreichenden Reform ist es, die Mehrwertsteuervorschriften an die digitale Wirtschaft anzupassen, den grenzüberschreitenden Steuerbetrug effektiv zu bekämpfen und den administrativen Aufwand für grenzüberschreitend tätige Unternehmen zu verringern. Das Paket umfasst drei wesentliche Kernbereiche, die phasenweise bis 2035 umgesetzt werden sollen und von Unternehmen eine frühzeitige strategische Vorbereitung erfordern.
Der für den B2B-Sektor einschneidendste Bereich ist die Einführung verpflichtender digitaler Meldepflichten sogenannter Digital Reporting Requirements (DRR) in Verbindung mit der elektronischen Rechnung ab dem 01. Juli 2030. Die bisherige Zusammenfassende Meldung (ZM) wird durch ein transaktionsbasiertes Quasi-Echtzeit-Meldesystem ersetzt. E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze haben künftig zwingend dem einheitlichen EU-Standard EN 16931 zu entsprechen. Demnach sind nicht strukturierte elektronische Formate (Bild- und PDF-Dateien) für diese Zwecke nicht mehr zulässig. Zudem gelten stark verkürzte Fristen: Rechnungen sind innerhalb von zehn Tagen nach Eintritt des Steuertatbestands auszustellen. Die Übermittlung der Rechnungsdaten an die Finanzbehörde muss durch den leistenden Unternehmer ebenfalls innerhalb dieser Zehntagesfrist erfolgen. Des Weiteren müssen Rechnungen künftig zusätzliche Pflichtangaben enthalten, wie etwa die Bankverbindung (IBAN) des leistenden Unternehmers.
Um Unternehmen administrativ spürbar zu entlasten, sieht das ViDA-Paket zudem ab dem 01.07.2028 die Vereinfachung durch die sogenannte Single VAT Registration (SVR) (einheitliche Mehrwertsteuerregistrierung) vor. Dies soll die Notwendigkeit für Unternehmen reduzieren, sich in mehreren EU-Staaten steuerlich registrieren zu müssen. Erreicht wird dies durch eine erhebliche Erweiterung des One-Stop-Shop (OSS)-Verfahrens, über das künftig auch innergemeinschaftliche Verbringungen eigener Waren sowie bestimmte lokale B2C-Lieferungen gemeldet werden können. Im Gegenzug wird die bisherige Vereinfachungsregelung für Konsignationslager schrittweise bis Mitte 2029 abgeschafft. Flankierend wird das Reverse-Charge-Verfahren (Übergang der Steuerschuld) auf grenzüberschreitende B2B-Umsätze ausgeweitet, bei denen der ausländische Lieferant im Bestimmungsland nicht ansässig ist, der Leistungsempfänger dort jedoch über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt.
Die Umsetzung des ViDA-Pakets stellt insbesondere KMU vor erhebliche operative Herausforderungen. Die neuen Anforderungen machen eine vorausschauende Planung sowie tiefgreifende Anpassungen der Buchhaltungs- und ERP-Systeme zwingend erforderlich. Unternehmen sind dazu gehalten ihre IT-Infrastruktur so aufrüsten, dass diese strukturierte E-Rechnungen generieren, empfangen und die Transaktionsdaten automatisiert und fristgerecht melden kann.
Ein besonderer Fokus muss bei der Umsetzung auf der „Steuerfindung“ liegen. Da die Rechnungen spätestens innerhalb von zehn Tagen ausgestellt werden müssen, erfordert dies, dass alle relevanten Daten für die korrekte umsatzsteuerliche Einordnung (z.B. Leistungskategorie, Bestimmungsland, UID-Nummern) in den Systemen automatisiert vorab erfasst und gepflegt werden.
Trotz der anfänglich hohen Investitionskosten für Software-Upgrades und Mitarbeiterschulungen bietet die Reform langfristig große Chancen. Die zwingende Digitalisierung der Fakturierung kann als Katalysator wirken, um Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den neuen Bestimmungen auseinandersetzen, können dadurch ihre Verwaltungskosten senken, die Datenqualität verbessern und sich durch eine proaktive Compliance-Strategie Wettbewerbsvorteile im europäischen Binnenmarkt sichern.
Autoren: Kristina Maria Steflitsch, Johannes Zink, hba Rechtsanwälte GmbH, Wien, Österreich